Artículo sobre cuentas puente y cuentas transitorias

INTRODUCCIÓN

“Este ensayo nos va a mostrar el manejo  contable de las cuentas puente, beneficios, los prejuicios que se pueden presentar por el mal uso de la cuenta; además del concepto de la cuenta transitoria, utilización de la mismas  y la diferencias que presentan ambas, al fin de conocer un poco  los procesos contables en base a estas dos cuentas contables y la utilización del sistema contable.”

Breve Reseña de la Cuenta Puente

¿Qué es la cuenta Puente?

Son aquellas que se saldan antes de elaborar la hoja de trabajo, por lo tanto no se muestran en ella. Su uso está referido al traslado de saldos entre los distintos libros contables que deben usarse para registrar transacciones. Estas cuentas solo tendrán efecto en la preparación.

La cuenta puente es una cuenta no contemplada en los planes únicos de cuenta, que es utilizada por los software de contabilidad para realizar movimientos provisionales o temporales.

Explicación cómo surgió la cuenta puente y la influencia de los sistema contables.

Cuando se trabaja con un sistema de contabilidad, al registrar una operación, esta debe hacerse completa y correctamente, de lo contrario el software no permitirá continuar con el proceso. Si bien en la operación normal su uso es relativamente mínimo, resulta de gran utilidad cuando se está implementando inicialmente el sistema.

Cuando se trabajaba manualmente había problemas de cuadre al final de un periodo o al cerrar el ejercicio, situación que se tornaba en pesadilla por tener que checar todas las operaciones registradas, lo cual, por lo general, llevaba muchas noches de desvelo. Pero esta situación se elimino al llegar la tecnología y utilizar software para registrar las operaciones de una empresa, es decir, utilizar un sistema computacional. Y es ahí donde aparece esa cuenta de nombre extraño: la cuenta de cuadre, o cuenta puente como algunos sistemas la definen.

Otro uso frecuente se da cuando hay interrupciones eléctricas o cuando por olvido no se actualizo el catalogo de cuentas o cuando se trabaja registrando pólizas de gran tamaño y llego la hora de salida.

Al utilizar la cuenta puente, se puede seguir trabajando o cerrar la póliza incompleta y luego realizar el ajuste, corrección o complemento correspondiente. Para terminar, es bueno saber que cada software contable utiliza una cuenta puente diferente, de acuerdo a las características y necesidades del sistema, e incluso muchos permiten que el mismo usuario la defina.

Una clasificación interesante de las cuentas que forman parte de los Estados Financieros es la que indicamos en el titulo de este post.

Cuentas de Saldo: Son aquellas que acumulan un saldo que será mostrada en la hoja de trabajo y estados financieros. Son cuentas que tendrán un efecto en la preparación y presentación de estados financieros.

Algunos ejemplos de Cuenta Puente:

Ejemplo N° 1
Supongamos que falta una cantidad de 5000 Bs. en caja, hasta que descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia en Caja, por lo que el asiento sería el siguiente:

Diferencia en Caja             $5000
                             Caja                          $5000

En este punto del ejercicio, la Empresa, no sabe porque el faltante de ese monto, dentro de un sistema contable, las compañías, no podrían seguir registrando datos, puesto que el sistema le va a pedir la contrapartida, para igualar la ecuación contable, lo cual obliga a crear una cuenta puente, en este caso llamada Diferencia en Caja, esto para mientras se encuentra, donde está el origen de la transacción.

Ejemplo N° 2
Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una calculadora (equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces debemos hacer este asiento:

Equipos de Oficina                     $5000
               Diferencia en Caja                     $5000

Inmediatamente, una vez que se encuentra lo que origino este saldo, procedemos a eliminar o hacer un crédito a la cuenta puente que se abrió anteriormente, en este caso Diferencia en Caja, tendría un saldo débito de 5000 y un crédito de 5000, dejando esta cuenta Puente en saldo “0”.

Cuentas Transitorias

Una transacción es un cambio de valor de las entidades y todas sus consecuencias. Una cuenta transitoria se utiliza cuando el cambio de valor de una entidad no está completado o cuando hay un lapso de tiempo en el cambio de valor. Una cuenta transitoria es por definición una cuenta de balance.
El balance actual de una cuenta transitoria debe ser siempre igual a cero. En caso contrario, es una indicación de que todavía hay transacciones para analizar y completar. De esta manera, se puede utilizar la cuenta transitoria como una especificación de transacciones no completadas.
Otra razón para la existencia de la cuenta transitoria es el "automatic balancing concept". El cual se define como: una entrada tiene que se tiene que cuadrar de acuerdo a las reglas estándares de contabilidad y "el balancing concept" de globe 2000. En caso contrario, el sistema  creará automáticamente líneas de transacción en el fondo en la cuenta transitoria enlazada con el diario general. Si hay más de un diario general, se utilizará la cuenta transitoria enlazada al diario general con el número más bajo.
Los planes de cuentas incluidos en el sistema estándar comprenden una serie de cuentas transitorias. Existen cuentas transitorias para cheques emitidos, cheques recibidos, transferencias emitidas y débitos bancarios.
Figura 1

Ejemplos:
 1-Una partida pendiente de un deudor esta pagado, el pago está enviado al banco pero la confirmación del banco no se ha recibido todavía. En este caso el pago está metido en la cuenta transitoria "pagos en curso".
2- Cuando se ha pedido y recibido artículos pero todavía no has recibido las facturas de estos artículos. En este caso el recibo de los artículos supone una entrada en la cuenta transitoria "facturas a recibir". 

Principales cuentas Transitorias:

A - Clientes – Cuenta Transitoria: Esta se emplea para registrar la parte que se cobra en efectivo de las operaciones de ventas de mercancías.

B - Deudores Diversos – Cuenta Transitoria: Esta es utilizada para anotar la parte que se cobra en efectivo de las operaciones distintas de la venta de Mercancías.

C- Proveedores – Transitoria: Esta es utilizada para asentar la parte que se paga en efectivo de las operaciones distintas de la venta de mercancías.

D - Acreedores Diversos – Transitoria: Esta se utiliza para registrar la parte que se paga en efectivo de las operaciones distintas de la compra de mercancías.

“¿Qué es un sistema contable?”

Hoy en día, es un poco confuso, para alguien nuevo en el tema de la contabilidad, poder entender con claridad que es un sistema contable; debido a dos factores que influyen propiamente en nuestro medio globalizado, por supuesto no dentro de la jerga contable, ya que de alguna manera estos se relacionan. Pero por razones obvias, nos vemos un poco confundidos por la terminología, ya que hay personas que creen que cuando hablamos de un sistema contable nos referimos a un software de contabilidad, (Si bien es cierto, un software de contabilidad, comprende dentro de su algoritmo de programación un sistema contable), pero veamos con amplitud a que nos referimos cuando hablamos de un sistema contable.

 Un sistema contable, son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno.

Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros del negocio.

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:

·         la contabilidad financiera o la contabilidad externa.

·         la contabilidad de costos o contabilidad interna.

La contabilidad financiera:

Muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa.

Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

La contabilidad de costos:

Estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

Diferencias entre la cuenta puente y la transitoria

Cuenta Puente:

1- Es una cuenta no contemplada en los planes únicos de cuenta, que es utilizada por el software de contabilidad para realizar movimientos provisionales o temporales.

2- Están cuentas deben de quedar en cero al final del periodo.

3- Las cuentas que se utiliza es porque le origen del registro contable es desconocido, por lo tanto se debe utilizar la cuenta.

Transitorias:

1-Las transitorias se emplean con el objeto de que las operaciones o mixtas se registren en los diarios de caja y operaciones diversas sin dar lugar a pensar que se efectuaron  dos operaciones diferentes en vez de una.

2-Las operaciones compuestas han sido registradas a ambos diarios y quedan saldadas a fin de mes.

3- Las cuentas que se deben utilizar deben ser cuentas bancarias.

4- Puede reconciliar el saldo de su cuenta bancaria con la cuenta de mayor relacionada en cualquier momento.

5- Las cuentas transitorias aseguran que todos los pagos emitidos y recibidos se contabilizan únicamente en la cuenta bancaria una vez que la operación real ha terminado en la institución bancaria. Estos pagos se contabilizan en la cuenta de mayor una vez recibido el extracto bancario.

Beneficios y perjuicios de su uso

Sucede muchas veces que hay un desfase entre lo tratado en aulas académicas y la práctica contable. Me refiero a que en el primer caso se plantean asientos contables y en el segundo caso se usan libros contables. Aunque tengamos la percepción de que su uso (de las cuentas puente) no puede ser útil, debido a que no se muestra en la hoja de trabajo. Pero existen situaciones que por razones de practicidad se contraponen con el registro de una operación. Me refiero en este punto a situaciones en las cuales nos hemos olvidado de la relación provisión-pago (situación típica de aplicación del devengado) por ejemplo cuando se registra las multas o intereses asociados a deudas tributarias.

El libro Caja se usa, desde una perspectiva técnica, solo para el registro de cobros y pagos; pero no para gastos. En el Plan Contable General para Empresas, afortunadamente se consideran algunas subcuentas, divisionarias y su divisionarias que se usan como cuentas puente.

Para utilizar el método relativo a la cuenta transitoria, se deben crear las cuentas necesarias para cada cuenta bancaria que se utilice en las operaciones de pago.

Los planes de cuentas proporcionados con el sistema estándar se pueden revisar para averiguar las cuentas transitorias que son necesarias, así como la manera en que estas cuentas deberían configurarse.

Generalmente las cuentas transitorias se conservan en forma de partidas abiertas y permiten la visualización de partidas individuales que sirven, a su vez, para poder controlar si una operación se ha compensado o no.

Por ejemplo, las partidas individuales se pueden visualizar en la cuenta Cheques emitidos para determinar si un cheque emitido por el usuario ya se ha cobrado en el banco respectivo. El uso de cuentas Puente y cuentas transitorias, como todo, ha venido a facilitar el uso de programas contables; cuentas que deben saldar en cero al final del periodo, o usadas en un periodo corto, pues en realidad no son cuentas reales, como las de activos, pasivos y patrimonio, por ende no están incluidas en los Estados Financieros de la organización como tal. Según el Diccionario Técnico Contable, Esperanza y Teresa, determinaron que: "La cuenta Transitoria la emplearemos, para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.”.

¿Estarán los contadores prostituyendo su uso y su concepto?

Según lo mencionado anteriormente, el concepto de cuentas puente y transitorias, está siendo erróneamente usado, pues se ven como uno solo, aunque parezcan no son lo mismo, puesto que ya se menciono la diferencia de lo que son una de la otra, estas cuentas pueden traer beneficios o perjuicios, en el caso de cómo sean

Usadas.

En contabilidad como todo, hay profesionales, que usan los normas y procedimientos contables de manera correcta, según aprendido en su ética y bases contables, pero también existe la mala cara de que muchos prostituyen este tipo de usos contables, y no solo en esto si no como vimos en el artículo anterior, de ética del contador, muchos usan las malversaciones de fondos y maquillaje de Estados Financieros.

De igual manera se debe respetar las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas  para que esto no ocurra muy a menudo; así tratar de  eliminar las malas costumbres que algunos Contadores realizan en el manejo de los registros contables.

Para un uso adecuado de estas cuentas recordemos que cada transacción debe ir registrada a la cuenta contable de acuerdo a las Norma según lo indica, también debe respetar los principios de contabilidad, cumpliendo con esto no se debe  seguir prostituyendo el uso de la cuenta puente y transitoria, también es importante mencionar el seguimiento que se le debe dar a estas cuentas, como realizar la conciliación  mensual, verificando que todos los comprobantes estén bien soportados y que no presenta ninguna inconsistencia, y el último paso es de que la partida contable a final de cada mes debe estar en cero.

¿Qué son las cuenta puente y cómo influye el sistema contable?

Cristian Cascante: Las cuentas puente se usan para realizar movimientos provisionales, donde no se esté seguro que registro debo hacer en el momento, al final de mes esta cuenta debe quedar en cero, de ahí el cuidado que se debe tener para que se cumpla con este requerimiento, para eso se deben de realizar las conciliaciones mensualmente y bien documentada, además que se deben utilizar esporádicamente. Con respecto al sistema contable este es basado a los parámetros de contabilidad generalmente aceptados, por lo tanto siempre que se crea algún software debe ser verificado por personas involucradas en los procesos contables con ayuda del informático ya que son de suma importancia, hasta para la toma de decisiones, de la gran importancia de estos sistemas contables.

Nelson Madrigal

Sistema contable: Es un procedimiento ordenado y sistemático de información, que registra todas las transacciones que se generan en una empresa o actividad productiva, a efectos de resumirlas y generar información necesaria para la toma de decisiones, dicho sistema puede ser adquirido por un tercero o desarrollado internamente para suplir las necesidades de la entidad. Un sistema contable involucra el registro de todos los movimientos de una entidad y que estos a su vez brinden confiabilidad, certeza, oportunidad y razonabilidad de las transacciones históricas de dicha entidad, para este registro es necesario una identificación de las transacciones mediante códigos contables o cuentas, que las empresas crean bajo una regularización, de esta manera es más sencillo interpretar los datos.

Uso de cuentas puente: Dentro de la contabilidad existen infinidad de cuentas contables creadas para satisfacer las necesidades de las diferentes actividades que se realicen, dentro de un sistema contable es inevitable el uno de ciertas cuentas denominadas cuentas puente, que brindan un apoyo para el registro de transacciones con mucho volumen o estricto control. Sin embargo algunas empresas abusan de este uso y en vez de aclarar los registros, tienden a crear confusión y desorden en los registros de la contabilidad. Es importante recalcar que las cuentas puente se utilizan en casos específicos que ayuden a mejorar el registro transaccional de alguna cuenta especial o que tiene mucho tráfico de movimientos, a efectos de controlar la cuenta madre de la mejor manera. Las cuentas puente por lo general al final del mes o periodo fiscal, deberían quedar saldadas ya que son meramente de control o de intermediación para llegar a una cuenta madre y no deberían tener saldos o movimientos viejos o fuera de auxiliares.

Conclusión

“Este trabajo nos deja una  enseñanza de que las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas debe ser acatadas por los Contadores esto para el uso correcto de las cuenta puente, la transitoria y la contabilidad en general.

Debemos de respetar y hacer buen uso de la ética y sobre todo de la fe Pública de realizar el trabajo de una forma efectiva de acuerdo a las NICS, NIFF.”

Bibliografía

(Baldwin & Fernandez, 1990)

Gerencie.com (2013),  Tema de cuenta Puente. http://www.gerencie.com/que-es-una-cuenta-puente.htm.

Contador Virtual (2013), http://elcontadorvirtual.blogspot.com/2010/12/que-es-una-cuenta-puente.html www.contabilidad.tk/necesidad-de-informacion-economica-2.htm.

Contador Virtual (2013), Cuenta Transitoria.  http://www.exactsoftware.com/docs/docview.aspx?documentid={feae581a-c64a-4782-aee1-01ac84f372df}